3 Onmisbare stappen bij het voorbereiden van een Bedrijfsfilm

Voorbereiden van een Bedrijfsfilm

Een bedrijfsfilm kan een krachtig communicatiemiddel zijn om je merkverhaal te vertellen, nieuwe klanten te bereiken of medewerkers te inspireren. Maar voordat de camera’s beginnen te draaien, is een goede voorbereiding essentieel. Zonder heldere richting en planning loop je het risico op een onsamenhangend eindresultaat, onverwachte kosten of een video die zijn doel voorbijschiet.

Of je nu een marketeer, HR-manager, ondernemer of interne communicatieprofessional bent, het voorbereiden van een bedrijfsfilm vraagt om duidelijke keuzes, strategisch denkwerk en een gestructureerde aanpak. In deze blog ontdek je de drie onmisbare stappen voor een succesvolle voorbereiding, zodat jouw bedrijfsfilm daadwerkelijk effect heeft.

Waarom een goede voorbereiding van een Bedrijfsfilm essentieel is

Een video produceren lijkt op het eerste gezicht misschien eenvoudig. Toch blijkt in de praktijk dat veel projecten vertraging oplopen, het eindresultaat niet strookt met de verwachtingen, of de boodschap onvoldoende aansluit bij de doelgroep. Dat komt vaak doordat er te weinig aandacht is besteed aan de voorbereidingsfase.

Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat:

• Je het maximale uit je investering haalt.
• Iedereen die betrokken is precies weet wat er moet gebeuren.
• De video daadwerkelijk bijdraagt aan je bedrijfsdoelstellingen.
• Het productieproces voorspelbaarder en efficiënter verloopt.
• Je foutkosten en verrassingen tijdens het filmen voorkomt.

Het succes van een bedrijfsfilm wordt dus voor een groot deel bepaald vóórdat de eerste beelden worden geschoten.

Stap 1: Bepaal het doel en de doelgroep van je Bedrijfsfilm

Een effectieve bedrijfsfilm begint met een glashelder doel. Wil je nieuwe klanten overtuigen? Interne veranderingen communiceren? Of juist het merk versterken bij bestaande relaties? Stel jezelf aan het begin van het proces altijd twee centrale vragen: Wat wil ik bereiken? En voor wie maak ik deze video?

Een duidelijke boodschap formuleren

Denk goed na over wat je wilt vertellen. Kies één kernboodschap, zodat het script en de beelden straks een helder verhaal vormen. Een vage of te brede boodschap zorgt voor verwarring bij de kijker. Probeer je boodschap samen te vatten in één duidelijke zin.

Doelstellingen SMART maken

Goede doelen zijn altijd SMART: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Wil je bijvoorbeeld meer sollicitaties werven? Formuleer dan niet enkel “meer aanmeldingen”, maar bijvoorbeeld “10% meer sollicitaties in het eerste kwartaal na publicatie”. Door scherp te formuleren, weet iedereen waar je naartoe werkt.

Stap 2: Werk het concept en verhaal uit

Met een scherp doel en een concrete doelgroep voor ogen, start je met het creatieve deel: het uitwerken van het concept en het verhaal.

Het schrijven van een overtuigend script

Het script vormt de ruggengraat van iedere goede bedrijfsfilm. Hierin leg je niet alleen de tekst vast, maar ook de sfeer, volgorde van scènes en de flow van het verhaal. Zorg dat het script aansluit op je doelgroep en doelstelling. Vermijd jargon en spreek de kijker direct aan.

Storyboard en visuele vertaling

Een storyboard helpt om het script visueel te maken. Het bestaat uit simpele schetsen of afbeeldingen die laten zien hoe de scènes in beeld worden gebracht. Dit maakt het voor iedereen duidelijk hoe het eindresultaat eruit gaat zien en voorkomt verrassingen tijdens het filmen.

Stap 3: Organiseer praktische zaken en planning

Als het script en concept staan, is het tijd voor de praktische organisatie. Dit voorkomt chaos en zorgt voor een soepel verloop van het productieproces.

Samenwerking en briefing van het videobedrijf

Zoek een videopartner die past bij jouw organisatie en project. Bespreek het script, de doelen en verwachtingen uitgebreid in een briefing. Een goede briefing bevat alle relevante achtergrondinformatie, wensen, stijlafspraken en praktische details.

Locatie, planning en logistiek

Bepaal waar de opnames plaatsvinden. Denk aan bereikbaarheid, geluidsomstandigheden, benodigde apparatuur en eventuele toestemming. Maak een strakke planning waarin alle betrokkenen weten wanneer en waar zij verwacht worden. Check tijdig of alle faciliteiten, rekwisieten en mensen beschikbaar zijn op de draaidag.

Door deze stappen zorgvuldig te doorlopen, leg je het fundament voor een succesvolle bedrijfsfilm en een prettig productieproces. In het vervolg van deze blog gaan we in op veelgestelde vragen over de voorbereiding en delen we extra tips om van jouw bedrijfsvideo een succes te maken.

Veelgestelde vragen over het voorbereiden van een Bedrijfsfilm

Wanneer je begint met de voorbereiding van een bedrijfsfilm komen er vanzelf vragen op. Hieronder bespreken we enkele veelgestelde vragen, zodat je goed geïnformeerd aan de slag kunt.

1. Hoe lang duurt de voorbereiding van een bedrijfsfilm?
   De voorbereidingsfase duurt doorgaans tussen de één en drie weken, afhankelijk van de complexiteit van de opdracht en het aantal betrokkenen. Neem de tijd om doelen te bepalen, het script scherp te krijgen en de praktische zaken te organiseren. Een goede voorbereiding bespaart later kostbare tijd.
2. Moet ik zelf het script schrijven, of doet het videobedrijf dit?
   Dat is afhankelijk van je eigen voorkeur en capaciteit. Veel videoproductiebedrijven bieden scriptontwikkeling aan als onderdeel van hun dienstverlening. Je kent je eigen boodschap het beste, maar een ervaren scriptschrijver kan deze vaak krachtiger, pakkender en doelgroepgericht formuleren.
3. Wat als ik geen ervaring heb met videoproductie?
   Geen zorgen, je hoeft zelf geen expert te zijn. Kies voor een betrokken en deskundige videopartner. Die neemt je stap voor stap mee in het proces, denkt actief mee en vertaalt jouw wensen naar een concreet resultaat.
4. Hoe betrek ik interne stakeholders bij het project?
   Communiceer tijdig en duidelijk met iedereen die invloed heeft op de beslissingen of inhoud van de film. Deel het doel, het beoogde resultaat en de planning ruim van tevoren. Zo voorkom je onduidelijkheid en zorg je voor draagvlak binnen de organisatie.

Praktische tips voor een succesvolle Bedrijfsfilm

• Wees kritisch op de lengte van je video. Kort en krachtig werkt vaak het best, zeker voor online gebruik.
• Vraag om feedback tijdens het ontwikkelen van het script en storyboard. Een frisse blik voorkomt blinde vlekken.
• Denk na over distributie: waar en hoe ga je de video inzetten? Op je website, via social media, of intern?
• Houd altijd ruimte voor flexibiliteit in de planning. Onvoorziene omstandigheden zijn eerder regel dan uitzondering in videoproductie.
• Zorg voor een centrale contactpersoon die het overzicht bewaakt en knopen doorhakt.

Bedrijfsfilms waar wij van A tot Z bij betrokken waren

Hieronder staan vier bedrijfsfilm voorbeelden waar wij van concept tot oplevering bij betrokken waren.

Een succesvolle bedrijfsfilm begint met een goede voorbereiding. Door scherp je doel en doelgroep te formuleren, een doordacht concept en script uit te werken en de praktische organisatie strak te regelen, leg je een stevig fundament. Zo voorkom je verrassingen, maak je optimaal gebruik van je investering en zorg je dat de boodschap daadwerkelijk landt bij de juiste doelgroep.